Ideoiden toteutus on tietotyön vaikein prosessi

by Riikka

Kirjoitin viime viikolla yhteistyön kehittymisestä some-alustoilla ja siitä, kuinka tiedon jakaminen ja yhteistyö ovat kaksi eri asiaa. Lisäksi kirjoitin, kuinka suuri viestien ja tykkäyksien määrä ei itsessään tarkoita sitä, että yhteistyö olisi jotenkin parantunut. Tätä aihetta miettiessä päästäänkin tämän blogin peruskysymysten äärelle eli siihen, miten työ tulisi suuressa perinteikkäässä organisaatiossa, kuten julkishallinnossa tai valtionyhtiössä järjestää, jotta erilaiset kehityshankkeet toisivat oikeasti paremman työpäivän työntekijälle sekä siinä sivussa jotain nykyistä parempaa myös organisaation palveluja käyttäville ihmisille.

Tämähän on tietenkin mahdottoman vaikea kysymys, sillä asiantuntijatyö ei ole suoraviivaista sen tuloksiin nähden. Välillä päivittäinen tekeminen saattaa tuottaa mielettömiäkin harppauksia tai sitten asiat vain seisovat paikallaan päivästä toiseen uusista hienoista PowerPoint-esityksistämme huolimatta.

“Olemme oikein hyviä visioimaan, mutta huonoja toteuttamaan”, totesi asiakkaani eräänä aamuna projekin palaverissa. Mielestäni kyse ei todellakaan ollut tämän yksikön tai organisaation toteuttamistaidoista, vaan kyseisen lausahduksen voisi hyvin liittää sloganiksi kehityshankkeen jos toisenkin nimen perään.

SOTE-hanke – Olemme hyviä visioimaan, mutta huonoja päättämään.

Kansalliset ravitsemussuositukset – Teimme hyvät ohjeet nettiin, mutta harva luki niitä ja vielä harvempi toimi ohjeiden mukaan.

Länsimetro – Toteutuksen lisäksi meillä oli vaikeuksia suunnittelussa.

Tarkoitus ei oikeastaan ole edes irvailla huonosti menneille hankkeille, vaan muistuttaa, että kyseessä on hyvin inhimillinen tietotyön luonteeseen liittyvä ilmiö. Ideointi ja suunnittelu on hauskaa. On hienoa esitellä visioita muuttuvasta maailmasta. On hienoa jakaa linkkejä verkostolleen ja osoittaa näin olevansa aallon harjalla yhteiskunnan kehityskulussa.

Tiedon jakaminen on kuitenkin vasta tietotyön ensimmäinen askel, oli tieto sitten hätäisesti jaettu twiitti tai pidempään työstetty työryhmän raportti. Tämän jälkeen tiedon jakamisesta tulisi seurata jotain toimintaa (toinen vaihe), joka konkretisoituu yhteistyön myötä joksikin lopputulokseksi, kuten palveluksi, päätökseksi tai ratkaisuksi (kolmas vaihe).

Tällainen tietotyön mallinnusyritys lienee yksi haihattelevimmista ylätason prosessikaavioista, joihin olen törmännyt, mutta sen tarkoitus ei olekaan tehdä vaikutusta Juha Sipilään vaan sen sijaan yrittää pureutua suurten organisaatioiden hallintoon ja tarkastella siellä tapahtuvaa työtä ja tekemistä.

*

Yhteiskunnan tasolla erilaiset raportit, suositukset ja varsinkin tutkimustieto ovat itsessään arvokkaita. Ei myöskään ole millään lailla realistista ajatella, että näitä paremmasta maailmasta kertovia ajatuksia olisi mahdollista vastuuttaa jonkun toteutettavaksi. Mielestäni tilanne kuitenkin muuttuu hieman siirryttäessä yhteiskunnasta organisaation tasolle.

Väitän, että erityisesti suurten ja perinteikkäiden organisaatioiden hallintoon ja sisäisiin palveluihin saattaa vuosien vieriessä pesiytyä tehtävänkuvia, joiden sisältönä on ainoastaan tietotyön prosessin ensimmäinen vaihe eli tiedon jakaminen. Tässä kohdassa siirryttiin toki faktojen alueelta mielipiteiden puolelle.

Siinä kohtaa, kun kuvaus uudesta toimintatavasta julkaistaan intraan, varsinainen työ vasta alkaa. Tämän jälkeen ei kuitenkaan välttämättä seuraa yhtään mitään, paitsi jossain vaiheessa seuraa taas uusi ohje.

Mitä tällaiset tehtävänkuvat sitten ovat? Toimintaohjeiden kirjaamista, kehityskohteiden listaamista ja lukuisten projektien ohjausryhmissä istumista esimerkiksi. Tyypillistä tehtävänkuvalle on se, että se tuottaa jonkinlaisen kuvauksen siitä, miten muiden ihmisten tulisi toimia. Tämän jälkeen ei kuitenkaan välttämättä seuraa yhtään mitään, paitsi jossain vaiheessa seuraa taas uusi ohje.

Yksi tärkeimmistä syistä tälle on se, että tämä tietotyön tärkein vaihe eli ideoiden toteutus on samalla myös se työläin ja vaikein. On hienoa esitellä seminaarissa iskulauseita paremmasta työelämästä, mutta sen sijaan on uuvuttavaa sanoa työkaverille uudestaan ja uudestan, että muistitikku ei ole paras tapa siirrellä tiedostoja paikasta toiseen ja pelätä samalla leimautuvansa vastaleiriin konsulttien ja esimiesten puolelle. Näin ei kuitenkaan saisi olla, sillä siitä hetkestä, kun uusi ohje julkaistaan yrityksen intranettiin, varsinainen työ vasta alkaa.

Ideoiden toteutukseen kuluu tyypillisesti moninkertainen aika uuden toimintatavan ideointiin ja suunnitteluun nähden, toteutustapa ei välttämättä ole millään lailla selvä, eikä sitä ainakaan ole resursoitu kunnolla. Tämä on se syy, miksi niin moni hieno asia jää ideaksi, ajatukseksi tai suositukseksi paperille ja myös syy sille, miksi moni visio ja strategia muuttuu kahvihuoneen keskustelussa vitsiksi.

Ehdottaisin siis, että seuraavan kerran kun tiimisi kokoontuu tyhy-päivän kehitysosioon, älkää tehkö uutta ideakilpailua tiimin toiminnan kehittämiseksi. Ottakaan sen sijaan esiin viime vuoden lista ja lähtekää toteuttamaan silloin valittua kehityskohdelistan voittajaa. Se on todennäköisesti vieläkin tekemättä.

Kuvat: Viime sunnuntaina Gumbölen kentällä ei varsinaisesti ollut ruuhkaa. Kuvien pönötyksestä on pääteltävissä, että 90-luvun Pieksämäellä ei poseerattu selfieissä.

Kuvaaja: Wilma Mustonen.

Related Articles

Leave a Comment