Intranet ei ratkaise sisäisen tiedonkulun ongelmia

by Riikka

Olen seurannut vuosia ihmetellen viestinnällisen intranetin ympärillä käytävää keskustelua. Organisaatiokulttuuri avautuu! Arki sujuvoituu! Tiedonkulku paranee!

Tuntuu, että viestintäseminaarin auditorion keskellä seisoo suuri vaaleansininen möhköfantti, jonka olemassaolosta kukaan ei mainitse ääneen.

Intranetin tietosisältö ei edusta organisaation tärkeintä tietoa, eikä sen kehittäminen yksinään ratkaise niitä ongelmia, joihin päivittäisessä tiedonkulussa törmäämme.

Aihetta on avattu tarkemmin alla olevassa kuvassa.

Kaikki lähtee liikkeelle asioiden valmistelusta ja työntekijöiden välisestä arkisesta kommunikoinnista. Valmiit toimintaohjeet tuodaan joko viestinnälliseen intranettin tai esimerkiksi liiketoimintajärjestelmään tilanteesta riippuen. Lopulta toimintatapojen jalkauttamista tukee viestintä sisäisessä somekanavassa.

Intranet siis ottaa kantaa osaan sisäisestä tiedonkulusta. Tärkeää on mielestäni huomioida, että organisaation perustehtävän eli asiakastyön laadukkaan toteuttamisen kannalta kaksi vasemmanpuoleista palkkia ovat paljon viestinnällisen intranetin tietosisältöjä tärkeämpiä.

Tämä ei tietenkään tarkoita sitä, etteikö intranetissa oleva tieto olisi merkityksellistä ja etteikö intranettia pitäisi kehittää intohimolla ja etteikö siitä saisi olla ylpeä. Intranet ei siis ole syyllinen, vaan enemmänkin mallioppilas, josta muiden sisäisen tiedonkulun kehitysprojektien tulisi ottaa oppia.

Toivoisinkin, että organisaatiot kehittäisivät vastaavalla panostuksella myös muuta tiedonkulkua, johon ei tällä hetkellä panosteta tarpeeksi muun muassa intranetin valta-asemasta ja tiedonkulun kehitysprojektien budjetointitavasta johtuen.

Korporaatiouutisesta uuden tiedon luomiseen

Kun organisaatio ryhtyy kehittämään sisäistä tiedonkulkuaan, tartutaan miltei aina viralliseen valmiiseen tietoon, kuten organisaatiouutisiin, henkilöstöohjeisiin tai sopimuksiin. Tämä on ymmärrettävää, sillä virallinen tieto on helppo tunnistaa ja sitä on helppoa käsitellä.

Virallisen valmiin tiedon lisäksi organisaatioissa on mieletön määrä keskeneräistä epämuodollista tietoa, kuten työntekijöiden välistä arkista kommunikointia, keskeneräisiä työdokumentteja tai post it -lapuille kirjoitettuja tehtäviä.

Epäformaali tieto on organisaation tietosisällöistä tärkein, sillä siinä on kyse uuden tiedon luomisesta ja jatkuvasta oppimisesta. Tästä tiedosta taas lopulta muotoutuu se valmis virallinen tieto, joka määrittää kaikkea tekemistä.

Tukipalveluiden ohjeet ja liiketoimintaohjeet

Jos asiaa tarkastellaan virallisen valmiin tiedon näkökulmasta, on intranet perinteisesti ollut organisaation tukipalveluiden, kuten viestinnän, HR:n ja IT:n aluetta. Tästä johtuen perussisältönä intranetista toiseen toimivat viestintäohjeet, henkilöstöohjeet ja IT-ohjeet, joista mikään ei liity työn tekemiseen vaan työpaikan yleisiin käytäntöihin. On toki tärkeää tietää, kuinka matkalasku tehdään tai kuinka esimies tilaa alaiselleen uuden läppärin, mutta vielä tärkeämpää on tietää, kuinka omat työt tehdään sikäli kuin niitä on mahdollista etukäteen ohjeistaa.

Suomessa jaellaan henkilöstölle erinomaisen hyvin alkavan viikon uusi lounaslista, mutta esimerkiksi potilasohjeita melkoisen kirjavin tavoin.

Tukipalveluiden julkaisemien ohjeiden lisäksi työpaikoilla on paljon varsinaisen työn tekemiseen liittyvää ohjeistusta eli (liike)toimintaohjeita. Nämä ohjeet kertovat työntekijälle, kuinka omaan myymälään tilataan erikoiserä joulukonvehteja tai kuinka tuotekehitykseen raportoidaan, etteivät asiakkaat pidä kahvilan uudesta pehmytkuorisesta sämpylästä tai mitä papereita neuvolassa vierailevalle perheelle pitikään antaa mukaan tai kuinka toimitaan, kun bussiin nousee sekavasti käyttäytyvä henkilö, joka on pakko poistaa kulkuvälineestä.

“Usein jopa yksittäisen prosessin sisältä joutuu hakemaan ohjeita useasta eri paikasta.”

Turhautunut käyttäjä viime viikolta

Liiketoimintaohjeiden tallennuskaytännöt ovat kirjavat sekä organisaatioiden välillä että niiden sisällä. Osa ohjeista saattaa löytyä  laatukäsikirjasta tai toiminnanohjausjärjestelmästä. Osa saattaa olla viestinnällisessä intranetissa, verkkolevyillä tai toimipisteen pöydille tulostettuna. Usein ohjeita löytyy kaikista näistä paikoista. Yksi käyttäjä totesikin pari viikkoa sitten, että usein jopa yksittäisen prosessin sisältä joutuu hakemaan ohjeita monesta eri paikasta: yksikön omasta infokanavasta, intrasta ja verkkolevyiltä.

Sähköposti – tuo tuttu ja turvallinen johtamistyökalu

Ohjeiden tallennuksen lisäksi sakkaa ohjeiden jakelutapa. Monessa työyhteisössä vakiintuneena käytäntönä on edelleen ohjeiden lähettäminen sähköpostin liitetiedostona yksikön lähiesimiehille, jotka jakavat tiedon eteenpäin tiimilleen toisella sähköpostilla, tallentamalla ohjeen toimipisteen työkoneen työpöydälle tai tulostamalla sen pöydille muiden luettavaksi. 

Kaikki nämä vaihtoehdot johtavat tilanteeseen, jossa yksiköissä ja toimipisteissä on lukematon määrä saman ohjeen eri versioita. Ja kun ohjeeseen tulee kriittinen päivitys, on se vain yksi versio vanhojen joukossa. Mitä näistä pitikään noudattaa?

Ensiaskeleet ratkaisua kohden on helppo ottaa

Tästäkään asiasta ei tarvitse potkaista liikkeelle massiivista tietojärjestelmäprojektia, vaan käyttäjät pääsevät omin avuin helposti liikkeelle. Tärkeintä on alkuun tallentaa liiketoimintaohjeet yhteen paikkaan ja jakaa sen jälkeen tämä sijainti kaikille ohjeiden käyttäjille liitetiedostojen sijaan. Näin sama uusin versio on kaikkien ulottuvilla.

Kuulostaa uskomattomalta, mutta tämäkään ei aina toteudu.

Näiden jälkeen haluaisin kuitenkin nähdä uusia tuulia sisäisen tiedonkulun kehitysprojekteissa. Projekteja suunniteltaessa on hyvä ymmärtää, mitä ongelmia intranet ratkoo ja mitä ei. Ja mihin kaikkeen sisäisen tiedonkulun kehitysresurssit kannattaa jakaa.

Leave a Comment