Teams ja Slack ovat tämän hetken parhaat tiimityöratkaisut

by Riikka
Microsoft Teams

– eli kuinka hyperkommunikaatiosta siirrytään keskittymiseen ja dialogiin?

Olen antanut katteettomia lupaksia työsähköpostin määrän vähentymisestä nyt kuusi vuotta.

Ensin lupasin sähköpostin vähentyvän Microsoft Lyncin, nykyisen Skype for Busineksen käyttöönoton myötä. Viestinnän piti siirtyä (ja niin se siirtyikin) osittain kahdenväliseen chat-keskusteluun, joka oli monin tavoin sähköpostia helpompi keskustelukanava. Projektimme pääviesti tuolloin oli selvä: sähköpostin määrä vähenee!

Samaan aikaan oli kuitenkin sellainen fiilis, että sähköpostia läheteltiin edelleen melko paljon. Välillä se tuntui jopa lisääntyneen.

Hetki Lyncin jälkeen Microsoft lanseerasi organisaatioviestintään tarkoitetun Yammerin, joka on ratkaisuna Facebookin kopio työelämän tarpeisiin tuotuna. (Samaan sarjaan menee vasta hiljattain markkinoille tullut Facebook Workplace, jonka käyttötarkoitus on toiminnot ovat identtiset Yammerin kanssa.) Viesti oli jälleen sama: työviestintä siirtyy sähköpostista avoimemmille keskustelualustoille. Oman työn läpinäkyvyys, yhteistyö ja yhteisöllinen ongelmanratkaisu lisääntyvät.

Samaan aikaan keskustelin edelleen työkavereideni kanssa – sähköpostilla. En pelkästään, mutta silti.

Syy sähköpostin käyttämiseen kaiken sen henkseleiden paukuttelun jälkeen oli selvä: meiltä puuttui hyvin toimiva työkalu tiimin ja projektien yhteistyölle. Eli tekemiselle, joka on asiakkaille toimitettavien palveluiden ja työntekijöiden omien tulostavoitteiden kannalta kaikkein tärkeintä. Tilanne muuttui vasta toissa vuonna, kun Microsoft lanseerasi markkinoille Teams-tiimityöalustan eli kauemmin markkinoilla olleen Slackin kopion höystettynä esimerkiksi yhteisen dokumentinhallinnan mahdollistavilla sovelluksilla. Vasta Teams on lunastanut ne lupaukset, joita varsinkin Yammerista annettiin.

Teams on lunastanut ne lupaukset, joita Yammerista annettiin.

Sähköpostin huono toimivuus työviestinnän välineenä alkaa olla monen mielestä jo vanha läppä, mutta viimeksi toissapäivänä eräs asiakkaani kertoi, kuinka hänelle tulee päivässä noin sata mailia. Itselleni tulee vertailun vuoksi ehkä viisi ja työkavereilta pääsääntöisesti nolla. Tämä ei tarkoita sitä, ettenkö saisi viestejä. Ne eivät vain tule maililla.

Sähköposti on huono työkalu siksi, että se edustaa alla olevan kuvan mukaista hyperkommunikaation, tietotulvan ja jatkuvien keskeytysten aikaa. 1990-luvulla työpaikoille levinnyt sähköpostipalvelu oli tuolloin ylivertainen postilähetteihin verrattuna, mutta tällä hetkellä se rasittaa yhtä paljon kuin avittaa.

Sähköpostin pahin synti on tärkeiden ja ei-tärkeiden asioiden näkyminen sekaisin yhdessä sumpussa. Herätteet, tiedotteet, ongelmat, kysymykset ja keskustelut päivittyvät käyttäjälle jatkuvana viestivanana, jolloin työpäivän aloittaa helposti niistä asioista, jotka löytyvät inboxin kärjestä. Ei niistä asioista, jotka ovat oman työn kannalta tärkeimpiä. Tällöin työpäivä menee reaktiiviseen moodiin ja muut ohjaavat tekemistäsi – et sinä itse.

Tiedonkulun edistystasot

 

Mielestäni Teams on ylivertainen työkalu muihin tällä hetkellä tarjolla oleviin vaihtoehtoihin, myös Yammeriin ja Facebook Workplaceen nähden.

Suurin syy on se, että sähköposti, chatit, Yammer ja Workplace ovat viestintintäalustoja. Teams taas yhteistyöalusta, jossa keskustelun rinnalle tuodaa dokumenttien muokkaus, asioiden luonnostelu ja valmistelu, tehtävien seuranta ja monta muuta asiaa.

Idea on yksinkertainen: tieto on ryhmitelty kontekstiperusteisesti – ei aikaperusteisesti. Tälle on selkokielisempikin nimi: työtilatyöskentely. Idea on, että kaikki tiettyyn asiakokonaisuuteen liittyvät keskustelut, dokumentit, muistiinpanot, luonnokset ja tehtävät on tuotu samaan paikkaan kaikkien asianosaisten saataville. Osaprojektit ja vastuualueet on kiinnitetty omina keskustelukanavinaan isomman hankkeen tai kokonaisuuden alle yhteiseen käyttöliittymään. Näin jokainen pääsee ensimmäiseksi kiinni oman vastuualueen uusiin asioihin. Samalla päästään helpommin täydentämään toisen työpanosta ilman, että aikaa kuluu jatkuvaan päällekkäiseen tekemiseen ja ihmettelyyn siitä, missä mennään.

*

Käyn kohta tarkemmin Teamsin toimintoja ja käyttöliittymää läpi, mutta pysähdytään hetkeksi miettimään työpäivän aikana tapahtuvaa viestintä, keskustelua ja tiedon jakamista. Työviestinnän eli keskeneräisistä asioista viestinnän voi jakaa karkeasti kolmeen eri näkökulmaan.

Kahdenvälinen viestintä: chatit ja sähköposti. Suljettuja keskustelualustoja kannattaa käyttää ainoastaan henkilökohtaiseen työviestintään: chattia kiireelliseen ja sähköpostia ei-kiireelliseen. Näin voidaan sopia esimerkiksi, minne mennään ensi viikolla lounaalle. Tärkeää on, että valtaosa työviestinnästä ei ole henkilökohtaista, vaan liittyy johonkin yhteisesti edistettävään asiaan. Tällöin myös keskustelu täytyy käydä paikassa, jossa kaikki asianosaiset pääsevät sen lukemaan. Erilaisia chatteja alkaa olla melko paljon ja nykyään sanotaankin, että “social is a feature”, mikä tarkoittaa chat-toiminnon ilmestymistä ohjelmiston jos toisenkin kylkeen tuoden käyttäjille mahdollisuuden keskustella keskenään. Mielestäni on täysin epäkiinnostava kysymys, missä kahdenvälistä viestintää käydään. Jokainen voi valita itse Skypen, Work Chatin, Slackin chatin, Teamsin chatin tai minkä lie chatin välillä. Paljon tärkeämpi kysymys on, mitä työvälinettä käytetään yhteisten asioiden edistämiseen.

Tiimin/projektin/yhteistyöverkoston viestintä: Teams ja Slack. Organisaatioiden varsinainen tekeminen tapahtuu pysyvien tiimirakenteiden sisällä, yhteistyöverkostoissa sekä projekteissa. Kuten jo aiemmin kirjoitin, on tämä tekeminen ylivoimaisesti tärkeintä päivän aikana tapahtuvaa viestintää. Tähän ongelmaan törmääkin moni intranet-uudistus, jossa kalliin räätälöidyn uutisnoston jälkeen huomataan, etteivät organisaation uutiset välttämättä olekaan se kovin paljon käyttäjiä hetkauttava asia. Työ tapahtuu muualla ja niin myös tärkeä viestintä.

Organisaatioviestintä: Yammer ja FB Workplace. Tähän kategoriaan kuuluu yhteisöllinen ongelmanratkaisu, ideoiden levittäminen ja tiedon jakaminen yksiköiden välillä. Keskustelu on tyypillisesti avointa koko organisaatioille tai ainakin melko suurelle ryhmälle. Myös pienten yhteistyöverkostojen ja tiimien viestintä voidaan tuoda Yammeriin, mutta ratkaisu ei toimi läheskään yhtä hyvin töiden edistämiseen kuin Teams. Seuraava kappale kuvaa tarkemmin syitä tähän.

*

Katteettomat sähköpostin määrän vähentymislupaukset johtuivat siitä, että yritimme käydä tiimien ja projektien sisäistä keskustelua organisaatioviestintään parhaiten sopivalla alustalla eli Yammerissa, josta kuitenkin puuttui tiimityön tuki. Tarkoitan sitä, että Yammerin toiminnot ja käyttöliittymä ohjaavat tiedon jakamiseen ja yleiseen keskusteluun, mutta eivät töiden edistämiseen. Nämä toiminnot taas löytyvät Teamsista.

1. Herätteet. Teamsissa normiviestistä ei tule herätettä, ellet itse ole päättänyt seurata kyseisen vastuualueen kanavaa. Herätteen lähettäminen tapahtuu tuttuun tapaan tägäämällä käyttäjä tai kanava kommenttiin. Näin kannattaa tehdä silloin, kun toivoo muiden reagoivan viestiin. Reagointia edellyttävien viestien lisäksi omalle kanavalle kannattaa päivittää tilannetta töiden edistymisestä ilman herätetoimintoja. Näin muut pääsevät tarvittaessa seuraamaan työn etenemistä ja oma työ tulee läpinäkyväksi muille ilman kuormittavaa tietotulvaa. Tätä tarkoitin siis lupauksella infotulvan hellittämisestä. Sähköposti lähettää herätteen jokaisesta uudesta viestistä. Yammer taas silloin, kun sinun täytyy reagoida johonkin asiaa. Teamsissa näet vastuualue kerrallaa missä mennään.

2. Keskustelukanavat. Jo Yammerissa käytiin keskusteluja ryhmissä. Ryhmän keskustelu-feed johtaa kuitenkin helposti lähes vastaavaan viestisekamelskaan kuin sähköpostissa. Teamsin taika on keskustelukanavissa, jonne suuren hankkeen osaprojektit tai tiimin vastuukokonaisuudet voidaan jakaa. Uusia viestejä sisältävä kanava näkyy käyttöliittymässä boldattuna, jolloin työntekijä näkee heti työpäivän alkaessa, onko omaan vastuukokonaisuuteen tullut uusia viestejä.

3. Kanavan välilehdet muille sovelluksille. Chat vie valtaosan Teamsin aloituskäyttöliittymästä, mutta keskustelu on vain osa Teamsin käyttötarkoitusta. Keskustelun lisäksi siellä on tarkoitus saada asioita valmiiksi. Tämä on mahdollista välilehdille upotettavien sovellusten, kuten dokumenttikirjaston, tehtävien seurannan, raporttien ja kokousmuistiinpanojen avulla.

Teamsin ilmestymisen jälkeen someen alkoi ilmestyä tekstejä siitä, kuinka kyseessä on vain yksi uusi tietotulvan ja jatkuvan kaaoksen kanava. Niin se onkin, ellei työkalua halua tai osaa käyttää. Yksikään sovellus ei auta, ellei sen myötä muuta työtapojaan. Ensimmäinen askel on kokeilu. Slackin saa käyttöönsä ilmaiseksi ja Teams on osa todella monessa organisaatiossa käytössä olevaa Office 365 -palvelua. Ei kun kokeilemaan.

Kuvat: Uusinkaan teknologia ei auta, jos käyttäjät eivät osaa tai halua hyödyntää sitä. Tämä näkyy varsinkin viimeisen kuvan epätietoisen käyttäjän monologista.

Related Articles

Leave a Comment