Teknologia näyttelee pienenevää roolia IT-projekteissa

by Riikka

Tunnen oloni aina vähän epämukavaksi, jos jossain joutuu selittämään, mitä teen työkseni. Oman tekemisen hissipuhe pitäisi pystyä latelemaan heittämällä tilanteessa kuin tilanteessa, mutta päädyn aina takeltelemaan jotain vaikeaselkoista tietojärjestelmistä, työpajoista ja valmennuksista.

IT-alalla on puhuttu jo pidempään muutoshallinnasta, toimintatapamuutoksesta, jalkauttamisesta tai jopa transformaation muotoilusta, joista viimeisen olen tosin kuullut vain kerran. Näillä termeillä viitataan organisaation sisäisen toiminnan kehittämiseen uuden teknologian mahdollistamalla tavalla. Koko ala on kuitenkin edelleen niin vakiintumaton, ettei sillä ole esimerkiksi palvelumuotoilun kaltaista helposti ymmärrettävää nimeä.

Mistä sitten on kyse? Pilvipalveluiden yleistymisen myötä tietojärjestelmien käyttöönotto alkaa olla yhä helpompaa ja nopeampaa. Järjestelmiä ei tarvitse enää koodata alusta asti, vaan ne saa käyttöönsä suhteellisen vaivattomasti maksamalla palveluntarjoajalle tietyn käyttäjäkohtaisen kuukausimaksun. Nykyisellään miltei eniten päänvaivaa IT-projekteissa tuottaakin se, miten järjestelmästä saisi sen tarjoamat hyödyt irti. Tämä on työlästä siksi, ettei digitalisaatiokeskustelun tarkoituksena ole pelkästään nopeuttaa nykyistä tekemistä, vaan luoda kokonaan uusia liiketoimintamalleja teknologian avulla.

Tilannetta voisi verrata Twitterin käyttöön, jossa tilin luominen ja twiitin kirjoittaminen on helppoa, mutta oman seuraajakunnan kerääminen paljon vaivalloisempaa. Tekniikka on siis yksinkertaista, mielekkäiden käyttötapojen luominen työlästä.

Sama ajatus pätee organisaatioiden sisällä. Digityössä on kyse liiketoimintastrategiasta, jonka avulla parannetaan työn ketteryyttä ja organisaation muutoskykyä. Uusien organisaation sisäisten viestintätyökalujen ja yhteistyöratkaisujen avulla on siis mahdollista nopeuttaa kehityshankkeiden läpivientiä, vähentää kiireen tuntua työpäivä aikana ja kehittää työntekijöiden välillä tapahtuvaa ideointia ja ongelmanratkaisua.

Teknologia nähdään kuitenkin edelleen töissä helposti häirikkönä, joka tehostamisen sijaan vaikeuttaa työn tekemistä. Vanhempien teknologioiden kohdalla syynä tähän on usein surkea käytettävyys, mutta tilanne ei välttämättä ole sen auvoisempi uudempien järjestelmien kohdalla. Vaikka käytettävyys on ottanut monta loikkaa eteenpäin, on uudempien työkalujen nurja puoli lukuisten sovellusten ja niiden sisältämien toimintojen runsaudenpula. Eli nyt kun huonosta käytettävyydestä on päästy selkeästi parempaan suuntaan, kuormittaa käyttäjää seuraavaksi kahdeksan uutta appia puhelimessa, joiden käyttötarkoitus on epäselvä.

Konsulttifirmat tarjoavat mielettömän määrän erilaisia muutoshallinnan malleja, joiden steppejä seuraamalla organisaatiomuutoksen luvataan toteutuvan. Ennen muutostyön aloitusta tavoitteen tulisi kuitenkin ymmärtää samalla lailla. Yhdessäkään projektissa se ei saisi olla pelkkä teknisesti valmis työkalu.

Tähän ongelmaan pureutuu IT-projektien kylkeen lisätty toimintatamuutosprojekti, jonka tavoitteena on yhdessä liiketoiminnan kanssa tuoda projektilla tavoitellut asiat toteen organisaation arjessa. Konsulttifirmat tarjoavat mielettömän määrän erilaisia muutoshallinnan malleja, joiden steppejä seuraamalla organisaatiomuutoksen luvataan toteutuvan. Tässä kohden muutoksen kohde kuitenkin ymmärretään hyvin kirjavasti. Yksi puhuu prosessien kehittämisestä, toinen työkulttuurin räjäyttämisestä ja kolmas dokumenttikansion käyttöoikeuksista. Ei ihme, sillä organisaation sisäisen toiminnan kehittäminen uudenlaisen yhteistyön avulla on ilmaisuna hyvin mähmäinen ja kaipaa konkretisointia.

*

Mielestäni organisaation sisäisen tiedonkulun ja yhteistyön kehittämistä voisi lähestyä jakamalla siihen liittyvä toimintapamuutos neljään eri tasoon: työkalut, työtavat, toimintamallit ja työkulttuuri. Eri tasojen idea on muistuttaa projektiryhmää siitä, kuinka projektilla tavoitellut kustannushyödyt ja liiketoimintaedut todella syntyvät ja kuten jo arvata saattaa, ei vastauksena tähän ole pelkkä teknologia.

Olen kokeillut tällaista lähestymistapaa ainoastaan Office 365 -käyttöönotoissa, mutta käytetty teknologia ei ole tässä se oleellinen asia. Arvelisin saman lähestymistava sopivan muihinkin projekteihin, kuten SAP:n käyttöönottoon.

IT-projektin neljä tasoa

 

Työkalut. Teknologia on IT-projektien selkein ja hallittavin osuus ja nykyisellään IT-projekteissa käytetty projektimalli keskittyy tuomaan työkalut teknisesti valmiille tasolle. Tämä on siis se projektin osuus, joka yleensä hoituu suhteellisen hyvin. Vaikka teknologia luokin projektille onnistumisen edellytyksen, ei pelkkä teknisesti toimiva ratkaisu itsessään tuo mitään hyötyä. Uusia työkaluja tulisi myös käyttää siten, että ne muuttaisivat työpäivää jotenkin järkevämpään suuntaan.

Tietohallinto ei vastaa liiketoiminnan kehittämisestä liiketoimintayksiköissä, vaan se vastuu on muualla. Tässä kohden pallo usein tippuu.

Projektin tämän vaiheen toteutumisesta vastaa usein tietohallinto tai viestintä. Ongelmana on, ettei kummankaan näiden yksikön vastuulla ole liiketoiminnan kehittäminen, vaan se vastuu on jossain aivan muualla. Tässä kohden pallo usein tippuu.

Työtavat. Jos pysytään tiedonkulun kehittämisprojekteissa, tarkoittaa työtapojen muutos uusia tapoja keskustella ja työstää tietoa organisaation sisällä. Modernit tiimityöalustat auttavat sähköpostitulvan alla hikoilevaa työntekijää ja uudet dokumentinhallintaratkaisut parantavat tiedon yhtäaikaista työstämistä. Siirrytään siis lähemmäs toisen työpanoksen täydentämistä sen sijaan, että jokainen työstää omia asioitaan omissa poteroissaan.

Työtapojen kehittäminen on se projektin taso, jolla saavutetaan jonkin verran kustannushyötyjä. On esimerkiksi hienoa, kun työntekijän ei enää tarvitse opetella ulkoa eri dokumenttien tallennuspaikkoja, vaan haku toimii miltei vapaa-aikaa vastaavalla tavalla. Vastaavasti online-palaverien yleistyessä työmatkoihin käytetty aika vähenee. Oleellista tässä kohden on, mihin vapautunut työaika käytetään.

Toimintamallit (tai toimintatavat). Toimintatapamuutoksen tältä tasolta koituvat projektin varsinaiset liiketoimintahyödyt. Yhteistyön kehittämisessä tämä merkitsee usein keskenään verkkottuneiden tiimien uudenlaista yhteistyötä. Yksi esimerkki tästä on organisaation myynti- ja palveluhenkilöstön hiljaisen asiakastiedon nostaminen kehitystyön tueksi, kuten Disneyland-esimerkissä kirjoitin.

Tärkeimpien hyötyjen tavoittelun kääntöpuolena on tietenkin se, että projektin tämä osuus on myös se työläin ja vaikein. Työtapoja on suhteellisen helppo kehittää erilaisissa valmennuksissa, sillä niiden tarve ei vaihtele merkittävästi organisaatioiden välillä. Sen sijaan toimintatapaosuuden voi jokainen työyhteisö luoda vain itse. Konsultti voi toimia tässä kohden tukena ja fasilitoijana, mutta varsinaisten ideoiden on tultava organiaatiolta itseltään.

Työkulttuuri. Työkulttuuri on  toinen projektin hankalista osuuksista, sillä siinä viitataan usein näkymättömiin asioihin, kuten työyhteisön ääneenlausumattomiin sääntöihin. Yhteistyön kehittämisen kannalta tärkeää on esimerkiksi yrityksen sisäinen yhteisöllisyyden, avoimuuden ja yhdenvertaisuuden kokemus työntekijöiden välillä. Kulttuuri on tärkeä siksi, että sen toimiessa huonosti, alkavat fiksut osaavat ihmiset usein toimia ulkoapäin katsoen järjettömällä tavalla. Esimerkkinä tästä voisi mainita organisaation yksiköiden välisen salailun kulttuurin, jossa omaa tekemistä ei jaeta omille kollegoille. Tähän syynä ei ole se, että tieto todella olisi salaista, vaan se, ettei tietoa ole totuttu jakamaan tiimiltä toiselle.

Kehitysprojekeissa ongelmaksi tietenkin muodostuu tilanne, jossa projetin kehittämä uusi toimintamalli ja työkulttuuri ovat ristiriidassa keskenään. Tällainen tilanne ei kuitenkaan ole ollenkaan harvinainen, minkä vuoksi IT-projektina alkanut hanke johtaakin usein melko perimmäisten kysymysten äärelle.

*

Kun tietojärjestelmän käyttöönoton ja toimintatapamuutoksen projekti kirjoitetaan kokonaisuudessaan auki, alkaa se vaikuttaa melko raskaalta kokonaisuudelta. Suunnitteluvaiheessa tuleekin helposti sellainen fiilis, ettei mikään kuitenkaan muutu, koska saman tien tulisi muuttaa kaikki yrityksen työkaluista kulttuuriin asti. En sanoisi työn olevan raskasta, mutta hidasta se on. Sekä onneksi myös hirvittävän antoisaa! Ihminen kuitenkin omaksuu melko vähäisen määrän uusia rutiineja kerralla, minkä vuoksi koko kehityksen projektointi on tietyllä tavalla kyseenalaista. Ennemminkin puhuisin jatkuvasta kehittämisestä – askel kerrallaan.

Kuvat: Einmal in 25hours Hotel Bikini Berlin

Related Articles

Leave a Comment