Uuden työn työtavat: Dokumentinhallinta

by Riikka

Uuden työn työtavat-sarjassa käsitellään teknologian avulla tapahtuvaa työtapojen ja yhteistyön kehitystä. Muutoksen toteuttamisessa tärkeää on, ettei uusia kehitysideoita lisätä vanhojen tapojen päälle, vaan muutosprojektissa kuvataan myös, mitkä vanhat rutiinit uusi tapa korvaa. Siksi sarjassa kerrotaan työtapa kerrallaan, mitä jätetään pois, mikä pysyy ennallaan ja mitä tulee tilalle. Uuden työn työtapojen hyödyntäminen edellyttää jonkin  pilvipohjaisen toimistotyökalupalvelun, kuten Office 365:n, Google Driven tai M-Filesin käyttöä.

Olen nähnyt työvuosieni aikana kirjavia työdokumenttien hallintakäytäntöjä. Ensimmäisessä työpaikassani samalla käytävällä istui silloinen kollegani Markku, jonka työpöydälle oli pinottu noin kaksikymmentä senttiä korkea paperimeri. En koskaan käynyt Markun huoneessa (ihailin järjestelmää ainoastaan käytävältä käsin), mutta olen varma, että lähemmällä tarkastelulla dokumenttipinon pohjalta olisi löytynyt Länsiväylä vuodelta 1994.

“R niin kuin roska”, totesi eräs projektipäällikkö oman organisaationsa verkkolevyistä. Kommentti osui oikeaan, sillä tätä nykyä erilaiset mappikaaokset ovat siirtyneet digitaalisiksi kaaoksiksi tietokoneisiin. Työpöydät ovat siistiytyneet, mutta siitä huolimatta dokumentit on varastoitu samanlaiseen sattumanvaraiseen rakennelmaan kuin Markun pöydällä. Kaaos sijaitsee usein työkoneen virtuaalisella työpöydällä, omassa kotihakemistossa tai yhteisillä verkkolevyillä. Kaikki kolme ovat huonoja vaihtoehtoja.

*

Dokumentinhallinta kuulostaa aiheena lievästi sanottuna puuduttavalta ja häviääkin huomiossa paljon trendikkäämpien chat-sovellusten ja yhteisöpalveluiden alle. Oikeasti dokumentinhallinta on äärimmäisen hauskaa, sillä aiheeseen tiivistyy moni uudenlaisen yhteistyökulttuurin luomiseen liittyvä ongelma. Moni on tottunut tallentamaan omat dokumentit omiin kansioihin, eikä missään tapauksessa halua jakaa niitä muille. Ei siksi, että kyseessä olisi salainen tieto, vaan siksi, ettei ole ollut tapana.

Työdokumenteilla tarkoitan kaikkea sitä ei-lakisääteisiä materiaalia, jota yrityksissä ja muissa organisaatioissa tuotetaan päivittäin, kuten esityksiä, ohjeita, suunnitelmia, tiedotteita ja arvioita. Melkoisen tärkeää materiaalia siis! Yhteistyön tuottavuuden näkökulmasta dokumentinhallinta näytteleekin aivan yhtä tärkeää roolia kuin viestintä.

Miten uuden työn dokumentinhallinta sitten tuo mukanaan?

Dokumentit osana kontekstia. Tärkeintä on tallentaa yhteiset dokumentit yhteisiin työtiloihin osaksi tiimin, projektin tai verkoston keskusteluja, muistiinpanoja, tehtäviä ja luonnoksia. Kuten kuvassa näkyy. Näin tärkeä tieto ei hajaannu verkkolevyille, muistitikulle ja sähköpostin liitetiedostoiksi, vaan jokainen asianosainen näkee heti projektin valmistuneet ja työn alla olevat tiedostot ja pystyy tarvittaessa osallistumaan niiden muokkaamiseen.

Dokumenttien jakaminen. Kun dokumentit on tallennettu työtilaan, on seuraava vaihe helppo. Tärkeää on, ettei dokumenttia missään tapauksessa kannata lähettää sähköpostin liitetiedostona. Liitetiedosto ei ole dokumentti itse, vaan dokumentin senhetkinen kopio, jonka lähettäminen johtaa versiohistorian hajautumiseen. Tällöin samasta asiasta on liikkeellä monta eri versiota ja päivitysten tekeminen esimerkiksi erilaisiin toimintaohjeisiin hankaloituu. Tämä on erityisen huono juttu kriittisten dokumenttien, kuten potilasohjeiden osalta, mutta tilanne on sama myös minkä tahansa suunnitelman tai esityksen kohdalla. Dokumentilla on yksi ainoa tallennuspaikka, josta se jaetaan linkkinä eteenpäin.

Yhteismuokkaus. Pilvipalveluiden avulla dokumentteja voi tätä nykyä muokata yhtä aikaa usean käyttäjän kesken. Tämä on tärkeää siksi, ettei töissä tuotettavien esitysten, suunnitelmien ja ohjeiden tulisi olla henkilösidonnaisia, vaan yhteisesti tuotettuja. Toiminto on hyvä esimerkiksi silloin, kun yhteistä esitysdokumenttia täytyy muokata yhdessä esiintymistä edeltävänä iltana sekä silloin, kun useampi käyttäjä täyttää tietojaan yhteiseen exceliin.

Versiohistorian hallinta. Oletko joskus tallentanut dokumentin nimellä Projektisuunnitelma_uusinversio.docx? Millä nimellä tallensit seuraavan version?

Toinen yleinen tallennusnimi on Projektisuunnitelma_riikanversio.docx. Modernit dokumentinhallintaratkaisut tekevät tämän puolestasi. Toiminto on tärkeä siksi, että dokumentti on helppo palauttaa aiempaan versioon, mikäli tiedostoon jostain syystä tehdään virheellisiä muokkauksia. Myös vahingossa poistetun dokumentin palautus onnistuu helposti.

Päätelaiteriippumaton käyttö. Tämä on jo vanha laulu, mutta uudelle työlle tyypillistä on, että sitä voi tehdä milloin vain, missä vain ja millä laitteella vain. Pilvipalvelut ovat käytettävissä kaikkialla ilman erillisiä etäyhteyksiä. Pääset siis dokumentteihisi käsiksi oman työkoneen lisäksi tabletilla, kännykällä tai isoäidin pöytäkoneella. Pelkkä internet-yhtyes riittää.

Mikä sitten pysyy ennallaan?

Monikin asia. Ensiksikin yrityssalaisen tiedon käsittely ei muutu, sillä sitä ei voi tallentaa pilveen. Toiseksi vaikka tekstissä puhutaan avoimuuden ja jakamisen puolesta, voi omia ideavaiheessa olevia ajatuksia tietenkin hahmotella itsenäisesti. Kolmanneksi moni käytettävyyteen liittyvä asia, kuten dokumentin tallennus pysyy ennallaan. Sijainti vain päivittyy pilveen.

Entä mikä jää pois?

Kuten jo ylempänä kirjoitin, tärkeää on luopua liitetiedostojen lähettämisestä ja dokumenttien tallennuksesta omalle koneelle tai verkkolevyille. Kun dokumentit ovat pilvessä, hoituu moni asia automaattisesti.

Kaikista mieluiten sanoisin kuitenkin heipat vanhalle dokumentinhallintakulttuurille, jossa itse tuotetut dokumentit jaetaan pitkin hampain omalle tiimille, muttei missään tapauksessa sen ulkopuolelle. Tämä on väärin siksi, että työntekijä ei omista työssä tuottamiaan dokumentteja, vaan ne on tehty koko organisaation hyödyksi. Tämä koskee valmiin materiaalin lisäksi myös keskeneräistä työn alla olevia asioita. Vain siten yhteistyö on mahdollista.

Kuvat: Kuva 1 Florian Klauer , kuva 3 Brandi Redd , Unsplash.

Related Articles

Leave a Comment