Voiko suurorganisaatioiden palaverikulttuurille tehdä mitään?

by Riikka

Kokouskulttuuri on yksi suurten organisaatioiden pahimmista aikasyöpöistä. Pieleen lähdettiin menemään siinä vaiheessa, kun joku keksi, että suurissa organisaatiossa tiedon tulisi kulkea esimiehiltä alaisille. Erilaiset tiedotuspalaverit, hallinnolliset palaverit ja yhteistyöpalaverit vievät tätä nykyä kalentereista niin suuren ajan, ettei aikaa tahdo jäädä muille tärkeille töille.

Tehottomat palaverit ovat työyhteisökehittäjän ikuisuusaihe. Konsulttitoimistot ovat täynnä erilaisia tuottavia kokoustekniikoita ja laskelmia siitä, paljonko turhat palaverit maksavat yrityksille esimerkiksi vuosityöajassa mitattuna. Kaikesta tästä puheesta huolimatta palaverikäynnöt eivät ole juuri parantuneet. Ne ovat ehkä jopa huonontuneet tietokoneiden vuoksi, sillä nykyään emme enää edes kuuntele, mitä muut puhuvat meille, vaan naputamme tehokkaan ja tärkeän näköisinä läppäriä.

Tämä kirjoitus ei sisällä onnistuneiden kokousten iskulauseita. Sen sijaan listasin muutamia uuden työn oletuksia vanhojen tilalle. Uusi työ tarvitsee toteutuakseen uudet totuudet siitä, millainen yhteistyö on tavoittelun arvoista.

1. Esimiehen täysi kalenteri on yksi organisaatiokehityksen suurista esteistä

Statussymbolit ovat kiinteä osa vallitsevaa kulttuuria. Nämä symbolit ovat vaihdelleen kautta historian heimopäälliköiden korvakoruista prameisiin automerkkeihin. Kiirettä ihannoivassa työkulttuurissa suuri palaverimäärä hivelee edelleen itsetuntoamme. Tunnemme itsemme tärkeiksi, koska meillä on niin kiire ja meitä tarvitaan niin monessa paikassa yhtä aikaa. Vaikka kiirettä voivotellaan, ollaan täydestä kalenterista edelleen salaa ylpeitä. Sanonpa vain, ettei voisi mennä enempää pieleen.

Mikäli istut palavereissa koko työaikasi, ei aikaa jää työnteolle, vaan työpäivä on jatkuvaa alisuorittamista. Kenenkään työnteko ei voi olla pelkkää palaveriputkea ilman yksilötyöaikaa, jossa edistetään palavereissa sovittuja tehtäviä. Jos siis kalenterisi on kahdeksasta neljään täynnä kokouksia, tee jotain, heti.

Väitän, että tämänhetkiset kokouskäytännöt ovat yksi suurimmista organisaatioiden muutoskyvyn esteistä, sillä turhat palaverit kiinnittävät varsinkin esimiesten kalenterit niin täyteen, ettei heille jää aikaa työnteolle.  Hektinen aikataulu ei ole yksiselitteisesti huono asia, mutta jokainen tietotyöläinen tarvitsee myös omaa itsenäistä työaikaa asioiden sisäistämiseen, suunnitteluun ja kirjoittamiseen. Jos palavereja olisi vähemmän, olisi esimerkiksi monelle tuottavimmat aamupäivän tunnit mahdollista käyttää omien töiden tekemiseen. Palaverit taas toimivat itsenäisessä työskentelyssä ilmenneiden ongelmien ratkomiseen ja seuraavien steppien sopimiseen.

2. Täysi kalenteri on merkki reagointikyvyn puutteesta

Moni yritys pyrkii parhaillaan muuntautumaan kankean korporaation maineesta kohti ketterämpää ja muutoskykyisempää organisaatiomallia. Käytännössä tämä on näkynyt uusina yritysten sisäisinä organisaatiohierarkian ohittavina hautomoina, foorumeina, verkoistoina ja virtuaalitiimeinä. Muutoshankkeista puhumattakaan.

Kaikki nämä konklaavit on perustettu hyviin tarkoituksiin, mutta käytännössä ne näkyvät yhtenä asiana: lisäpalavereina. Ongelman laajuus lisääntyy suoraan organisaatiokoon kasvaessa ja tyypillisesti se kuormittaa eniten juuri niitä, joiden kalenteri oli valmiiksi jo melko täynnä.

Tämä näkyy organisaatioiden arjessa päivittäin, sillä vaikka kaikilla onkin koko ajan “täysi työ päällä”, liikkuvat asiat suurissa organisaatioissa verrattain hitaasti. Tämä ei ole yllätys, sillä mikäli organisaation vaikutusvaltaisimpien työntekijöiden työaika on kiinnitetty palavereiden muodossa viikoiksi (tai jopa kuukausiksi, kuten eräs asiakkaani kommentoi viime viikolla) eteenpäin, vähenee reagointikyky huomattavasti. Mammuttia on hankala heiluttaa.

3. Palaverit ovat kasvokkaista yhteistyötä varten

Mitä palavereissa sitten tällä hetkellä tapahtuu? Huonossa palaverissa yksi puhuu ja muut ovat ajatuksissaan. Hyvässä palaverissa taas kaikki osallistujat ovat äänessä suurin piirtein saman verran. Siellä päätetään asioita, nostetaan esille töitä haittaavia ongelmia ja ratkotaan niitä. Tieto kulkee mahdollisimman hyvin jo ennen palaveria kaikille asianosaisille.

Kaikki kokoustaminen ei siis suinkaan ole pahasta.

Nyrkkisääntönä voisi sanoa, että jos istut paljon palavereissa, joissa puidaan pääosin hallinnollisia työn järjestämiseen liittyviä asioita, mutta vähemmän sisällöllisiä asiakastyön tekemiseen liityviä asioita, on syytä miettiä ajankäyttöä uudelleen. Väittäisin ylenmääräisen hallinnollisten asioiden käsittelyn riskin kasvavan sellaisissa asiantuntijaorganisaatioissa, joissa laskutusastetta eli asiakastyön osuutta kaikesta tekemisestä ei seurata.

*

Palavereiden määrä on räjähtänyt käsiin, koska ihmisillä on aito tarve tehdä yhteistyötä keskenään.  Siksi en välttämättä usko ensisijaisesti palavereiden lukumäärän vähentämiseen, vaan enemmänkin palavereiden keston ja osallistujamäärän leikkaamiseen. Ylisuuret ja liian pitkät palaverit ovat aivan liian tehoton tapa yhteistyön organisointiin. On aika etsiä uusia tapoja.

Related Articles

Leave a Comment