Digitaalisen työympäristön siirtymissä, kuten monissa muissakin tietojärjestelmäprojekteissa muutosagenteista on tullut kiinteä osa projekteihin liittyvää muutosjohtamista.
Ja hyvä niin. Muutosagentin avulla osaamista on mahdollista jakaa oman työnteon ohessa irrallisen ja kenties keinotekoiseltakin tuntuvan koulutustilanteen sijaan.
Välillä huomaan kuitenkin kysyväni itseltäni, onko muutosagenteista tullut kaikenkattava muutoksen yksinään ratkaiseva taikasana kaikkeen projektikipuiluun.
Työyhteisö nimeää itse omat roolimallinsa
Mielestäni muutosagentteja ei välttämättä tarvitse nimetä erikseen, sillä parhaiten muutosta tukevat henkilöt ilmaisevat itse itsestään. He ovat aktiivisia projektin keskusteluryhmissä, tutkivat uusien työkalujen hyödyntämistapoja ja nostavat esiin onnistumisia ja kömmähdyksiä käyttöönoton edetessä.
Muutosta kuvaavissa referenssitarinoissa muutosagentit ovat aina jalkauttaneet upeasti kaikki projektin tavoitteet kentälle. Todellisuudessa muutosagentit eivät kuitenkaan aina ole näin innostuneita, vaan mukaan on myös saattanut joutua nimeämistä vähiten vastustanut tiimiläinen.
Lisäksi aktiivinen osallistuminen agenttiverkoston toimintaan ei kerro mitään siitä, kykeneekö agentti tukemaan tai jopa sysäämään muutosta liikkeelle omassa työyhteisössä. Agentin nimeäminen voi jopa luoda työyhteisöön keinotekoiselta ja epätasa-arvoiseltakin tuntuvan asetelman, jossa yksi vastaa muutoksesta ja muu porukka toimii passiivisempana muutoksen kohteena.
Jäykästi nimettyjen agenttiverkostojen sijaan seuraavassa projektissa voisikin miettiä, onko virallisen tukiorganisaation rinnalle mahdollista rakentaa kaikille avointa käyttäjäyhteisöä, jota tuetaan keskustelukanavissa, webinaareissa ja online-tapaamisissa.
Muutosagentti ei ole pelkkä vieriopettaja
Mitä muutosagentti sitten tekee? Usein vastaus on työkalujen vieriopetus omalle tiimille.
Työkaluosaaminen on toki tärkeää, mutta se on muutoksen läpiviennistä myös helpoin ja nopein osa-alue, minkä käyttäjän on hyvin helppo ottaa haltuun omalla käyttökokeilulla. Siksi haluaisinkin kysyä, kannattaako muutosagentin jäädä työkaluopettajan rooliin. Työkalut menevät koko ajan helppokäyttöisempään suuntaan, minkä vuoksi “Näin lataat dokumentin SharePointiin” -tyyppinen ohjeistus ei välttämättä ole mielekkäintä työajan käyttöä kellekään. Jokaisen käyttäjän kannattaa opetella käyttöä aluksi itse esimerkiksi muutaman pikaohjeen avulla ja pyytää apua vasta tiettyihin täsmäongelmiin esimerkiksi vieriopetuksen muodossa.
Parhaat muutosagentit keskittyvät oman yksikön tiedonkulun kehitystarpeisiin – eivät työkalujen ominaisuuksiin.
Onneksi käyttäjien arjen huomioiminen IT-projekteissa alkaa onneksi olla enemmän sääntö kuin poikkeus ja harvaa projektia launchataan enää pelkät teknologialasit päässä. Kuitenkin ainakin digitaalisen työympäristön siirtymissä toiminnan huomiointi on jäänyt melko ohuiksi heitoiksi sähköpostin käytön ja liitetiedostojen lähettämisen vähentämisestä. Siksi toivoisin itse, että jokainen muutoagentti yltäisi vähintään kansikuvan toimintamallien kehittäjän tasolle. Esimerkiksi digitaalisen työympäristön projekteissa tämä tarkoittaisi oman yksikön sisäisen tiedonkulun kehitystarpeiden tunnistamista ja uudistamista ja vasta tällä tasolla voidaan puhua järjestelmähankinnan hyödyistä.
