Virtuaaliset yhteistyöalustat ovat yksi tärkeimmistä digitaalisen työympäristön peruskomponenteista. Niiden tavoitteena on tukea yhteistyön tekemistä, tiedon kulkua ja löydettävyyttä tiimin, projektin tai työryhmän sisällä. Moni käyttäjä kokee kuitenkin tällä hetkellä, etteivät erilaiset SharePoint-työtilat tai Teams-ryhmät tue ideaalilla tavalla työtä, sillä työtiloja on liikaa ja niissä on liikaa tavaraa.
Oman vivahteensa jo valmiiksi sekavalta tuntuvaan kokonaisuuteen tuo tiimityöalusta Teams, jossa perusrakenteen lisäksi tarvitaan toimiva kanavarakenne keskusteluille.
Infotulvan ja ryhmärakenteen sekavuuden voi välttää siten, että työyhteisö itse suunnittelee ryhmärakenteen periaatteet. Tässä tekstissä käyn läpi tyypillisimmät ryhmämallit ja ne näkökulmat, joita käytön suunnittelussa kannattaa ottaa huomioon.
Lyhyesti ilmaistuna Teamsin ryhmä- ja kanavarakenne muodostetaan organisaation johtamisjärjestelmän perusteella. Jos tämä asia on selvä, on myös työtilarakenteen määrittely helppoa. Asiantuntijatyön työprosesseja ja niiden välisiä riippuvuuksia ei kuitenkaan aina ole helppo määrittää, mistä johtuu myös työtilarakenteen määrittelyn vaikeus. Kuka päivittää mitä ja minne? Kelle tämä tieto on relevanttia? Kenen tulisi päästä mukaan? Mitä sitten kun tilanne muuttuu?
Suunnittelu kannattaa aloittaa tunnistamalla erilaisten työtilojen käyttötarkoitukset. Näin vältytään tilanteelta, jossa yhden megatyötilan alle yritetään mahduttaa “koko maailma.” Tyypillisin tarve työtiloille on asioiden työstäminen ja valmistelu. Toinen yhtä tärkeä rooli on isomman porukan yhteisellä tiedonvaihdolla ja viestinnällä. Kannattaa myös miettiä, mitä sisältöä työtilassa tuotetaan ja rajata esimerkiksi ohjedokumentit erillisille ohjesivustoille, joita Office 365 -maailmassa saa näppärästi tehtyä Communication Siteilla.
Suosittelen siis perustamaan omat työtilat ainakin projekteille, tiimeille, toimipisteille, virtuaalitiimeille, johtoryhmille sekä jatkuville työprosesseille. Teamsin voi perustaa myös useammasta tiimistä koostuvalle liiketoimintayksikölle, mutta tähän voi tilanteesta riippuen käyttää myös sisäistä somekanavaa eli Yammeria tai Facebook Workplacea.
Teamsin kanavat taas luodaan sen mukaan, mistä asioista kyseinen konklaavi vastaa tai mitä asioita kyseisellä organisaatiotasolla koordinoidaan. Kanavina voivat olla esimerkiksi osaprojektit, prosessin osa-alueet, vastuut tai tärkeimmät asiakasorganisaatiot.
Tarkastellaan ohjeita tarkemmin muutaman esimerkin kautta.
Projektityötilalla pääsee helposti liikkeelle
Eri työtilatyypeistä ehkä aktiivisimpia ja helpoimmin käyttöönotettavia ovat projektien työtilat. Niissä yhteistyötarve on suhteellisen intensiivinen, työllä on selkeät osa-alueet, tavoitteet ja elinkaari. Projekti-ryhmän Teamsin kanaville voi tuoda esimerkiksi osaprojektit, vastuut ja yksiköt, joille projektia tehdään.
Projektien lisäksi toinen selkeä, joskin hieman vaikeammin käyttöönotettava ryhmämalli on erilaisten verkostojen ympärille koottavat työtilat. Näissä kohden ongelmana usein on, ettei yhteystyö välttämättä ole yhtä intensiivistä, jolloin keskustelu ja käyttöaktiivisuus lopahtaa helpommin. Lisäksi toiminnan tavoitteet ja osallistujien vastuut eivät välttämättä ole yhtä selkeästi määriteltävissä kuin projektien kohdalla, mikä vaikeuttaa myös esimerkiksi Teamsin kanavarakenteen suunnittelua.
Pysyväistyötilat aiheuttavat enemmän päänvaivaa
Työtilarakennetta lähdetään miltei aina toteuttamaan yksikkörakenteen varaan. Aluksi perustetaan työtilat tiimeille ja sen jälkeen liiketoiminnoille ja johtoryhmille. Ennen tätä vaihetta on kuitenkin hyvä pysähtyä miettimään, missä työt tehdään. Organisaatiorakenteesta riippuen työ ei välttämättä asetu ollenkaan yksiköiden mukaiseen rakenteeseen, vaan työt tehdään erilaisissa jatkuvien työprosessien ympärille rakentuneissa työryhmissä ja virtuaalitiimeissä.
Pysyväistyötilojen rakenteen suunnitteluvaikeudet liittyvät paljolti palasteluun. Suuren organisaation koko logistiikkaa ei välttämättä kannata lähteä pyörittämään yhden Teamsin kautta, vaan paremmin saattaisi toimia esimerkiksi yksi ylätason prosessista vastaava Teams ja toimipisteiden omat ryhmät.
Toinen päänvaivaa aiheuttava kysymys on eri ryhmittymien väliset tiedonvaihtotarpeet kuten yksittäisen työprosessin ympärille rakennetun Teamsin ja suuremman liiketoimintayksikön Teamsin välinen suhde.
Otetaan esimerkiksi tuotekehitys, jota työstetään suuren liiketoiminnon sisäisenä virtuaaliverkostona.
Työryhmän oman Teamsin käyttö lähtee melko hyvin liikkeelle, mutta kuinka oma liiketoiminto pidetään mukana tekemisessä silloin, kun asiasta tulisi tiedottaa isompaa joukkoa?
Yksi vaihtoehto tässä kohden on koota liiketoiminnon sisäiset virtuaaliverkostot omiksi tiedotuskanavikseen yhteisen Teamsin alle. Näin asioiden työstäminen ja valmistelu tapahtuu tehokkaasti pienemmässä Teamsissa, jossa keskustelun voi jakaa omille kanavilleen. Valmiin tiedon jakelu, tiedottaminen ja eteenpäin työstäminen taas tapahtuu yhteisessä isomman porukan Teamsissa.
Johtoryhmän työtila poikkihallinnollisille asioille
Johtoryhmän Teams on yksikköhierarkiaan perustuvan tiimin erityistapaus. Siinäkin ensiajatus saattaa olla jakaa kanavat johtoryhmän osallistujien johtamien yksiköiden nimillä, kuten viestintä, tietohallinto, logistiikka ja liiketoiminnot. Tällainen malli johtaisi kuitenkin tilanteeseen, jossa jokainen johtoryhmäläinen keskustelisi yksin kuulumisistaan omalla kanavallaan.
Yksikkörakenteen sijaan johtoryhmän Teamsia kannattaakin lähteä hahmottelemaan yhdessä johdettavien ja seurattavien kokonaisuuksien perusteella. Tällaisia voivat olla esimerkiksi laatu, taloudellinen tilanne ja vaikka merkittävimmät kehitysprojektit.
Oman tiimin työtila hallinnolliseen työhön ja sparraukseen
Mitä tässä kuvassa sitten tapahtuu tiimien, kuten projektipäälliköiden omalle työtilalle? Mielestäni sellainen kannattaa perustaa, kunhan muistaa, että tällaisen Teamsin rooli tulee olemaan pienempi ja melko erilainen kuin projektien ja työryhmien Teams. Eräs käyttäjä totesikin, ettei oman tiimin työtilaa juuri käytetä, koska “ei me tehdä mitään keskenämme.”
Omalle tiimille perustettu Teams pitää kyllä paikkansa, mutta sen rooli painottuu usein hallinnolliseen työhön, kuten tiimipalavereiden pyörittämiseen, lomista ja poissaoloista ilmoittamiseen ja työkuorman tasaamiseen. Parhaimmillaan oman tiimin työtilasta muodostuu tiimiläisten oma kotipesä, jota voidaan käyttää keskinäiseen sparraukseen ja osaamisen kehittämiseen.
Työtilarakenne vaikuttaa paljon työn tekemisen tapaan, minkä vuoksi suunnitteluun on varattava aikaa. Ei kuitenkaan kannata juuttua tavoittelemaan täydellistä kaikki näkökulmat huomioivaa mallia. Tässäkin paras tapa on sopia yhteiset periaatteet, kokeilla ja sen jälkeen iteroida lisää.
Kuva: Museum der Moderne Salzburg
