Miksi jalkautusta tehdään juuri Office 365 -projekteissa?

by Riikka

Microsoft ilmoitti tämän vuoden heinäkuussa Teamsin nokittaneen Slackin päivittäisten aktiivisten käyttäjien määrässä. Teamsin käyttäjämäärien jatkuva kasvu  on nostanut keskustelua myös Teamsin jalkautuksesta eli yhteisten käyttötapojen luomisesta ja käyttäjille annettavasta tuesta. Englanniksi tätä työtä kutsutaan nimellä user adoption.

User adoption -otsikon alla kulkevaa työtä on pyritty jonkin verran laajentamaan myös liiketoimintasovellusten, kuten ERP tai Dynamics -käyttöönottojen ympärille. En ole kuitenkaan itse nähnyt organisaatioiden investoivan laajemmin “ERP User Adoptioniin” toisin kuin tilanne on Office 365 -käyttöönottojen ympärillä.

Tämä tietenkin herättää muutamia kysymyksiä. Eivätkö sovellusten käyttäjät tarvitse tukea työkaluihin? Vai eikö käyttöönottomalliin vain ole totuttu sisällyttämään user adoption -osiota?

Digitaalisen työympäristön siirtymä on projektina hyvin erilainen kuin liiketoimintasovellusten käyttöönotto. Siksi Office 365 -projektien vertailu liiketoimintasovellusten käyttöönottoihin auttaa ymmärtämään paljon tärkeitä asioita Teamsin käyttööonotosta ja digitaalisen työympäristön siirtymistä yleensäkin.

Teamsia ei oteta käyttöön valmiiksi määritellyn prosessin tueksi

Liiketoimintasovellukset on tarkoitettu etukäteen määriteltävissä olevien prosessien tueksi. Prosessit sisältävät toistettavissa olevia työvaiheita. Tilanne on hyvin erilainen kuin Teamsin käyttöönotossa, jossa työkalut tuodaan paljon epämääräisempien, mutta siitä huolimatta hirvittävän tärkeiden asioiden, kuten viestinnän ja sisällöntuotannon tueksi.

Keskustelujen ja muistiinpanojen yhteistyötapoja on vaikeampi ja osittain mahdotonta määritellä etukäteen, mikä jättää paljon tarvetta käyttäjien tuelle ja yhteistyön työtapojen suunnittelulle sovellusten käyttöönoton jälkeen.

Teamsin käyttö ei ole pakollista

Tietyn liiketoimintakriittisen prosessin hoitaminen tietyllä tapaa voidaan ohjata hyvin tiukastikin ylhäältä päin. Yhteisöllisyyteen ei sen sijaan voi pakottaa. Siksi user adoption en edelleen paljon käyttäjien motivointia ja avoimeen yhteistyöhön liittyvien pelkojen poistamista.

Teamsin käyttötapa jättää varaa luovuudelle

Liiketoimintasovellusten, kuten erilaisten lomakkeiden tai portaalien käyttötavat antavat melko vähän varaa erilaisten käyttötapojen kirjolle. Lomakkeita täytetään suurin piirtein yhtäläisellä tavalla, kun taas Teamsin hyödyntämistapoja on loputtomasti.

Erilaisten käyttäjien omasta motivaatiosta lähtevien käyttökokeilujen avulla ymmärretään paljon Teamsin hyödyntämistavoista omalla työpaikalla. Kuitenkin erilaiset hyödyntämistavat jäävät helposti elämään myös kokeiluvaiheen jälkeen, mikä näkyy kirjavina työtapoina eri tiimien ja yksiköiden välillä.

Työtapojen laaja kirjo eivät ole pelkästään huono asia, vaan tilaa tulisi jättää käyttäjän omalle päätäntävallalle niin paljon kuin mahdollista. Kuitenkin tietyt yhteiset yhteistyön tavat on hyvä sopia, mihin user adoption juuri tähtää.

Teams lähtee käyttöön kokeilemalla

Teamsin käyttöönotto lähtee edelleen käyntiin vähän vahingossa. Sovellukset ovat käyttäjien saatavilla Office 365 -portaalin kautta, jolloin ensimmäinen käyttöönottovaihe miltei aina on ei-organisoitu kokeilu. Ja tämä on hyvä asia. Yrityksen virallisten liiketoimintasovellusten käyttöönotto taas ei lähde liikkeelle käyttäjistä, vaan ylhäältä käsin ohjattuna.

Tähän liitten poikkeuksen tekee käyttäjien itse toteuttamat excel-prosessit ja low-code -menetelmillä rakennetut sovellukset. Niissä käyttöönottomalli on hyvin samanlainen kuin Teamsissa ja tämä taas aloittaa aivan uudenlaisen keskustelun user adoptionin ympärille.

Related Articles