Millaiseen viestintään Yammer ja Facebook Workplace sopivat?

by Riikka

– Ja mihin yrityksen sisäinen somekanava ei sovi?

Yammerin käyttöönotto on IT-projektiksi yllättävän euforinen kokemus. Olen kuullut useampaan otteeseen, kuinka yrityksen sisäisellä yhteisöpalvelulla räjäytetään organisaation toimintamallit ja kuinka hierarkiat ja siilot viimein sortuvat. Todellisuus on tietenkin hieman maltillisempi.

Microsoft Yammer ja Facebook Workplace ovat yhteisöpalveluja sanan perinteisessä mielessä. Molemmat palvelut ovat yksi yhteen Facebookin kopioita, joissa keskustelut, kommentit ja tykkäykset ponnahtelevat ja katovat nopeaa vauhtia koko ajan päivittyvänä feedinä.

Yammer on työkaluna mielettömän hyvä ja se sisältää monta käyttökelpoista toimintoa yrityksen sisäiseen tiedonjakoon. Itse kuitenkin ymmärsin alkuun Yammerin idean väärin ja asetin työkalulle paljon suuremmat odotukset kuin mihin se itse asiassa oli tarkoitettu. Mahtipontisia markkinointikuvauksia lukiessa tulee sellainen fiilis, etten ole ainoa.

Tämä kirjoitus avaa tarkemmin, mihin Yammer sopii ja mihin se ei sovi. Vertailen Yammerin käyttöä jonkin verran Microsoft Teamsiin, josta voi lukea lisää aiemmasta kirjoituksesta.

Mihin Yammeria kannattaa käyttää?

Väitän monen työelämän ongelman johtuvan siitä, etteivät oikeat ihmiset keskustele keskenään. Käymme keskusteluja palavereissa ja maileilla oman yksikkömme ja projektien sisällä, muttemme tarpeeksi niiden välillä. Yammerin suurin hyöty on, että sen avulla saadaan avattua uusia keskusteluyhteyksiä sellaisten ihmisten välille, jotka eivät yleensä keskustele keskenään, mutta joiden tulisi keskustella.

Tyypillisin virhe Yammerin käyttöönotossa on lähteä perustamaan pelkkiä organisaatiohierarkian mukaisia ryhmiä. Yammerin hyöty syntyy  eri aihepiirien ympärille muodostuneissa koko organisaatiolle julkisista ryhmistä.

Tämä vuoksi tyypillisin virhe Yammerin käyttöönotossa on lähteä perustamaan pelkkiä organisaatiohierarkian mukaisista ryhmiä. Yammer ei mielestäni ole yksittäisen tuotantoyksikön työnohjauksen työkalu, jossa sovittaisiin päivittäisestä operatiivisesta tekemisestä. Tässä kirjoituksessa perustelen, miksi.

Vapaa-ajan Facebookissa keskustelua käydään paljon aihepohjaisissa ryhmissä, joissa osallistujia on tyypillisesti satoja. Sama toteutuu työelämässä. Yammerin hyödyt syntyvät eri aihepiirien ympärille perustetuissa koko organisaatiolle julkisissa ryhmissä.

Yammerin hyödyntämisessä tärkeintä on ymmärtää, ettei sitä ole tarkoitettu pelkkään valmiista asioista tiedottamiseen, vaan myös keskeneräisten asioiden käsittelyyn seuraavasti:

  • Organisaation keskeisimmistä muutoshankkeista viestiminen ja keskustelu (keskeneräiset asiat)
  • Uudenlaisen työkulttuurin luominen
  • Uusien toimintatapojen jalkautus kentälle
  • Osaamisen jakaminen
  • Ongelmanratkaisu
  • Ideointi
  • Tiedottaminen (valmiit viralliset asiat)

Jokaiseen työyhteisöön syntyy helposti oma totuutensa ja oman tiimin kanssa on helppo toistella päivästä toiseen, kuinka johto ei sitoudu muutokseen ja kuinka IT ei ajattele liiketoiminnan etua. Tulevaisuudessa odotan, että Yammer toimisi yhä paremmin yrityksen sisäisten kuplien poksauttelussa.

Kriittisenä näkökulmana on toki pakko todeta, ettei vapaa-ajalla tieto ole liikkunut kuplien välillä tarpeeksi. Sen sijaan Facebookin tämänhetkinen algoritmi vahvistaa kuplien syntymistä tarjoamalla käyttäjälle “häntä kiinnostavaa sisältöä”. Tällöin esimerkiksi erilaisen poliittisen ideologian omaava FB-kaveri saattaa jopa hävitä kokonaan omasta feedistä, jolloin samalla erilaiset mielipiteet ja näkökulmat katoavat omasta näköpiiristä.

Yammer ei ole töiden tekemistä varten

“Yammer – where the work gets done” on yksi haitallisimpia somessa levitettyjä mainoslauseita. Yammeria ei kannata käyttää töiden tekemiseen silloin, kun “töillä” viitataan päivittäisestä operatiivisesta tekemisestä viestimiseen. Yammerista nimittäin puuttuu:

  • Aikaperusteisesti järjestyvä ryhmä-chat
  • Keskustelun ja muun työskentelyn jakaminen vastuukokonaisuuden alle pienempiin osa-alueisiin (keskustelukanavat)
  • Muut ryhmätyösovellukset, kuten dokumenttien yhteismuokkaus, tehtävien seuranta ja yhteiset muistiinpanot

Tarkoitan tällä sitä, että tiimien operatiiviseen toimintaan ja toisaalta projektien töiden edistämiseen Yammer ei ole paras mahdollinen työkalu. Testi on yksinkertainen, kun otit Yammerin käyttöön, loppuiko sähköpostin lähettäminen yrityksen sisällä? Itselläni ei loppunut.

Sähköpostin käyttö jatkui siksi, ettei Yammer ole matalan kynnyksen chat-työkalu, jossa asioista voidaan puhua jatkuvana muuhun tekemiseen (kuten projektin materiaaleihin ja tehtäviin) liitettynä keskusteluvirtana.

Työkaluja voi tietenkin hyödyntää monella tapaa, kuten exceliinkin voi kirjoittaa romaanin, mutta nyt on kyse siitä, mihin työkalut oikeasti soveltuvat parhaiten. Yammer on pelkkä keskustelutyökalu, eikä keskustelutoiminnallisuus yksinään riitä töiden tekemiseen yhdessä. On tärkeää ymmärtää, että Yammer ja esimerkiksi Microsoft Teams ovat perustavanlaatuisesti erilaiset työkalut erilaisiin käyttötarkoituksiin: toinen organisaatioviestintään, toinen töiden tekemiseen.

Yammer ei ole business-kriittisen ohjeistuksen ainoa jakelupaikka

Palvelu pyrkii tarjoamaan käyttäjälle jatkuvasti uutta sisältöä hävittäen aiemmin nähdyn tiedon bittiavaruuteen. Yammerin feedi ei ole aikaperusteinen, vaan suosioperusteinen. Tämä tarkoittaa sitä, että eniten reaktioita keränneet päivitykset nousevat kärkeen. Siksi Yammer ei saa olla pysyväistiedon, kuten organisaation ohjeiden ainoa jakelupaikka, vaan tärkeä virallinen ohjeistus täytyy aina voida selkeästi erottaa valmisteilla olevista asioista.

Olen yleensä vastustanut Yammerin käyttöönottoa varten laadittavaa sääntölitaniaa, sillä uskon ihmisten osaavan käyttäytyä ihmisiksi ilman yleisiä keskustelusääntöjäkin. Tämä asia tekee kuitenkin poikkeuksen: toiminnan kannalta kriittistä ohjetta ei voi laittaa pelkästään epämuodolliseen viestintäkanavaan. Tärkeän päivittyneen ohjeen voi ilman muuta jakaa myös Yammeriin, mutta etsittäessä työpaikan tärkeää ohjeistusta, kuten liikenneyhtiön turvallisuusohjetta, ei Yammer ole oikea paikka sille. Sen sijaan pysyväisohjeet kannattaa edelleen tuoda johonkin selkeästi sille varattuun paikkaa, kuten yrityksen ohjeportaaliin. Tämä on tärkeää siksi, että työntekijälle on joka tilanteessa oltava selvää, onko kyseessä organisaation virallinen ohje vai valmistelun alla oleva keskustelu.

Yammer ja FB Workpace vs. Microsoft Teams

 Yammer ja FB WorkplaceMicrosoft Teams
KeskusteluJatkuvasti päivittyvä suosioperusteinen feedEri kanaviin jaettu ryhmä-chat
Dokumenttien yhteismuokkausEiKyllä
Jaetut muistiinpanotEiKyllä
TehtävätEiKyllä
Alikanavat vastuualueille ja osaprojekteilleEiKyllä
RyhmätSuuret ryhmät, jonne jokainen voi liittyä kiinnostuksen mukaan.Pienen porukan ryhmät, jonne muut voivat liittyä tarvittaessa.

Verkosto koostuu ihmisistä, joiden suhde toisiinsa on löyhä. Ihmisiä siis yhdistää muutama asia, kuten kiinnostus perhokalastuksesta tai organisaatiostrategian kehittämisestä, mutta he eivät ole juurikaan päivittäisessä tekemisessä keskenään. Päivittäinen työ tapahtuu sille varatuilla alustoilla, mutta oman lähitiimin lisäksi on tärkeää vaihtaa tietoa myös näiden löyhempien ihmissuhteiden kautta. Juuri tähän tarkoitukseen Yammeria kannattaa käyttää.

Lopuksi on kuitenkin hyvä muistaa, että sisäiset somealustat ovat työkaluina jatkuvan kehityksen alla. Niiden käyttötapa muuttuu vuodesta toiseen päivittyvien ominaisuuksien myötä. Siksi työkalujen väliset roolit eivät ole kiveenhakattuja, vaan niitä täytyy aina arvioida uudelleen.

Related Articles