Mitä Teams User Adoption tarkoittaa?

by Riikka

Teams-käyttöönottojen ympärille on kertynyt tärkeä, mutta hieman hähmäiseltä tuntuva keskustelu, jota kutsutaan user adoptioniksi. Suomeksi käännettynä termi tarkoittaa uusien työkalujen ja työtapojen omaksumista.

Työn tavoitteena on nostaa Office 365 -sovellusten käyttöastetta ja työkalujen käytöstä hyötyjä irti. Näistä jälkimmäinen on tietenkin se tärkeämpi ja samalla vaikeampi.

User adoption -työ ja siihen liittyvä keskustelu on hirvittävän tärkeää, sillä mikäli sovelluksia ei käytetä, ovat kaikki työvaiheet ennen sitä olleet turhia. Kuitenkin kun seuraa termin ympärillä käytävää keskustelua, ei se vielä ole kovin jäsentynyttä. Käsitettä on viljelty paljon eri merkityksissä käytettävyyssuunnittelusta Teamsin käyttöohjeisiin ja uusien laitehankintojen viestintään.

Välillä tuntuu siltä, että kaikki IT-alalla tehtävä työ, joka ei ole ohjelmistokehitystä, on user adoptionia.

Hyvin korkealentoisen sateenvarjotermin viljely kaikenlaisissa yhteyksissä saattaa kertoa siitä, ettei varsinaisen aiheen eri osa-alueita tunneta riittävän hyvin.

Olen viettänyt tämän viikon Orlandossa Microsoftin Ignite-tapahtumassa ja myös täällä “user adoption” on pinnalla. Luentojen ja muun termin ympärillä käytävän keskustelun perusteella näyttää siltä, että se tarkoittaa ainakin seuraavia asioita.

User adoption on viestintää ja työkalukoulutusta

Yksinkertaisimmillaan user adoption tarkoittaa sitä, että käyttäjille kerrotaan heidän omalla kielellään, mikä Teams on ja miten sitä käytetään. Yksinkertaisella en tarkoita, että tämä olisi jotenkin huonoa, vaan päinvastoin. Se juuri on arvokasta tekemistä. Työtapojen muutos on kuitenkin harvoin kiinni siitä, etteivät käyttäjät olisi saaneet tarpeeksi tietoa asiasta. Sen sijaan taustalla on aika paljon isompia kysymyksiä siitä, mikä tämä koko digitaalinen työympäristö oli ja mitä hyötyä siitä on työyhteisöjen toiminnassa.

User adoption on työtapojen muutosta

Tämä työtapakeskustelu jakautuu nostoihin viestinnästä, yhteistyöstä ja liikkuuvasta työstä. Aiheet ovat mielestäni hyviä, mutta keskustelua olisi hyvä konkretisoida käyttäjille lisää. Tämä tehdään kuvaamalla työtapa kerrallaan, mikä muuttuu ja toisaalta mikä pysyy ennallaan ja mikä jää pois.

User adoption on työkalujen roolitusta

Ah! Jos jokin keskustelu on pinnalla, niin tämä. Eri Office 365 -sovellusten rooleista on nyt tauhkattu juurta jaksaen ja tässä kohti itselläni on oikeastaan vain yksi neuvo. Älä jää jumiin työkalujen roolikeskusteluun. Kysymys Teamsin ja SharePointin eroista ei ole loputtoman vaikea. Sen sijaan roolit täytyy määritellä, viestiä ja siirtyä sen jälkeen eteenpäin tärkeämpiin kysymyksiin.

User adoption on työtilojen konseptointia

Digitaalinen työympäristö täytyy konseptoida kokonaan, ei vain viestinnällisen intranetin osalta. Teamsin näkökulmasta tämä tarkoittaa kevyen konseptin luomista yksikkörakenteen mukaisille pysyväistyötiloille. Tätä keskustelua haluaisin kuulla lisää!

User adoption on käyttäjäroolien ja käyttötapausten määrittelyä

Tämä on toinen teema, jossa aletaan päästä itse asiaan. Kenttätyöntekijä, asiantuntija ja ylin johto käyttävät kaikki digitaalista työympäristöä aika eri tavoin. Siksi kun tässä “user adoptionissa” aletaan päästä eteenpäin, täytyy keskustelua alkaa käymään roolikohtaisesti. Hyvä!

User adoption on business casien määrittelyä ja ROI:n mittaamista

Tämä teema on otsikkona jokaisessa esityksessä. Adoptionissa täytyy olla liiketoiminta-arvoa! Tämä keskustelu jää nyt kuitenkin vähän torsoksi, sillä caset ovat aika mekaanisia tällä hetkellä. Kalle säästi matkakuluissa, kun käytti Teamsia kotoa. Tiinalta säästyi työaikaa, kun hän modasi dokkaria yhdessä työkaverin kanssa. Tässä kohdassa pitäisi nyt pysähtyä miettimään, mikä se digitaalisen työympäristön rooli ja arvo olikaan ja miten se vaikuttaa ison organisaation johtamiseen.

User adoption on kulttuurimuutosta

Toisen kerran ah! Kulttuurimuutos on toinen buzzword, jota viljellää jokaisessa esityksessä, mutta joka myös oli sitten siinä. Tällaisia isoja teemoja ei oikein pitäisi heitellä otsikkotasolla ja jättää sitten auki, mistä olikaan kysymys.

Lopuksi

Mielestäni käsiteviidakosta ei voi sluibailla ulos sanomalla, että tässä nyt oli joukko user adoption -tehtäviä, joista tulee jonoon laitettaessa projektimalli. Sen sijaan kyse on sateenvarjotermistä, jonka alla on syvempiä käsityseroja siitä, kuinka uusien työkalujen ja työtapojen omaksuminen tehdään.

On hyvä muistaa, ettei user adoption ole nimestään huolimatta ole joukko käyttäjään kohdistettavia viestintä- ja motivointiaktiviteetteja, vaan pitkäjänteistä ja järjestelmällistä digitaalisen työympäristön johtamista. Siksi haluaisin nähdä slogan-tason keskustelun siirtyvän seuraavaksi tutkimaan syvemmin, mikä digitaalinen työympäristö on, mitä arvoa se tuottaa ja kuinka sitä johdetaan.

Related Articles