Suuri koulutushuijaus

by Riikka

– Eli miten tietotekniikkakoulutukset tulisi työpaikoilla järjestää?

Työpaikoilla järjestettävillä tietotekniikka-koulutuksilla ei saavuteta niillä tavoiteltuja hyötyjä. Koulutukset epäonnistuvat, koska työntekijä ei osaa koulutuksen jälkeen soveltaa oppimaansa käytännön työssään. Syy tähän on sekä osallistujissa että etenkin tavassa, jolla koulutuksia järjestetään.

Koulutuksissa moni taantuu lapsen tasolle

Molemmat vanhempani ovat opettajia. Myös kolme neljästä isovanhemmasta olivat opettajia. Yksi sentään oli kirvesmies. Omien kouluvuosieni lisäksi olen siis kuullut jutun jos toisenkin siitä, mitä luokkahuoneessa opetustilanteessa tapahtuu. Sama fiilis iskee monessa koulutuksessa, joita olen itse ollut järjestämässä – paitsi että osallistujat ovat aikuisia, joille maksetaan osallistumisesta palkkaa.

Motivaation puute on tietenkin yksi selkeä ongelma, mutta sen lisäksi moni heittäytyy täysin avuttomaksi koulutustilanteessa. Tyypillistä on, että kouluttajan aloittaessa tilaisuuden toteamalla “kirjatkaa tämä osoite selaimeen”, seuraa kouluttajan pyynnöstä viisitoista minuuttia kestävä sekoilu. Mikä on selain? Mihin pitää kirjoittaa? Miten hiirtä käytetään?

Nykypäivän työelämässä omaa osaamista täytyy jatkuvasti päivittää ja suurin osa osaamisen kehittämisestä tapahtuu oman työn ohessa. Siten että työntekijä vastaa siitä itse. Puhuttaessa tietotyöläisistä, tulisi perusasiat hallita ennen koulutusta.

Perusasioista puheen ollen en usko ongelman olevan se, etteivät osallistujat osaisi mainiosti sekä kirjoittaa selaimeen www.intranet.fi että käyttää hiirtä. Kyse onkin juuri avuttomaksi heittäytymisestä. Mikäli kouluttaja käyttää yhtä sanaa, jota en itse ole tottunut päivittäin käyttämään, on koko koulutus pilalla.

*

Vastahankaisuus kertoo aiemmista huonoista koulutuskokemuksista. Moni käyttäjä kokee tietotekniikan käyttämisen oikeasti kuormittavaksi ja koulutus saattaa ahdistaa jo etukäteen. Järjestelmän käytettävyyden pelätään olevan alhainen, eikä kukaan ole sitä paitsi kertomus, miksi järjestelmää pitäisi käyttää ja mihin.

Kirjoitin aiheesta jo pari vuotta sitten Innofactor-aikoina ja ehdotin, että perinteisten tietotekniikakoulutusten toteutustapaa tulisi muuttaa. Mutu-tuntumani sai vahvistusta viime syksynä, kun työkaverini Antti Martikainen löysi Forbesin erinomaisen artikkelin koulutusten vaikuttavuudesta yritysten toimintaan.  Antin blogitekstin aiheesta voi lukea DI:n sivuilta.

Se, minkä moni on jo havainnut omin silmin, näkyy siis myös tutkimustuloksissa. Arviolta noin 10 % koulutuksista tuottaa haluttuja tuloksia, mikä merkitsi noin 140 miljardin dollarin hukkaamista Yhdysvalloissa vuonna 2012. Mikähän on vastaava summa Suomessa vuonna 2018? Kymmenen miljoonaa euroa?

Joka tapauksessa hyödyttömiin koulutuksiin on hukattu euro jos toinenkin. Vaikka perinteinen koulutus ei toimi odotusten mukaan, olen silti sitä mieltä, että käyttäjät tarvitsevat tukea uusien teknologioiden edessä. Teknologian sijaan pitäisi kuitenkin kouluttaa ja mieluiten valmentaa koko työyhteisöä kohti uutta työtapaa.

Muutamalla toiminnolla saavutetaan 90 % työkalun hyödyistä

Yksi koulutusten perusongelmista on, että ne antavat täysin väärän kuvan työkalun osaamistarpeesta. Koulutuksissa halutaan usein esitellä uuden sovelluksen kaikki hienot ominaisuudet, vaikka muutamalla perustoiminnolla saavutetaan valtaosa työkalun hyödyistä. Miettikää vaikka Office-ohjelmia. Kuinka moni on kalunnut seikkaperäisesti kaikki Wordin valintanauhan välilehdet ja tietää, mitä ihmeellisillä ikoneilla tehdään? Erikoisominaisuudet ovat toki käytännöllisiä monessa paikassa, mutta valtaosa kaikesta käytöstä on tekstin muokkausta ja tallennusta. Silloin alkuvaiheessa riittää, että työntekijät oppivat tämän.

Kouluta työtapaa, älä toimintoja

Työkalun ylikouluttamisen sijaan koulutuksissa tulisi tunnistaa ne muutamat tärkeimmät toiminnot, joilla peruskäyttötarve täyttyy. Tämän jälkeen koulutettaville täytyy kertoa syy järjestelmän käyttöönottoon sekä käsitellä käyttötapauksia heidän työnsä kontekstissa.

Mietitään vaikka projektityössä tehtävää dokumentinhallintaa. Vanhassa tavassa tehdä “yhteistyötä” oli niin monta totuutta kuin oli tekijääkin. Dokumentit tallennettiin sekaisin yhteisille verkkolevyille, sähköpostin liitetiedostoihin, USB-tikulle sekä kaikkien ohjeiden vastaisesti koneen työpöydälle. Näin jokainen myös työsti omaa näkemystään eteenpäin yhteisen ymmärryksen luomisen sijaan. Projektin omistajan oli hankala päästä selville, missä mennään ja projektin sisäinen tiedonkulku ja yhteistyö oli tehotonta.

Nyt monessa organisaatiossa dokumenttien tallennus, muokkaus, jakaminen ja käyttö ovat muuttuneet. Projektipäällikön työn näkökulmasta tämä tarkoittaa sitä, että kaikki projektiin liittyvä tieto tuodaan yhteen paikkaan (projektin työtilaan) projekti- ja ohjausryhmän saataville. Samoin projektin tuotokset tuodaan projektin tiedotussivulle koko henkilöstön saataville. Projektin dokumentteja työstetään yhdessä siten, että kaikilla on koko ajan yksi ja saman uusin versio saatavilla. Kun taas projektin tuotoksiin, kuten uuden järjestelmän käyttötapaan tulee kriittinen muutos, on se helppo viestiä kerralla kaikille tiedotussivuston kautta. Lisäksi kaikkeen tietoon pääsee käsiksi millä tahansa mobiililaitteella.

Mikäli tätä tarinaa ei avata osallistujille, jää pelkkien ominaisuuksien näyttäminen ohueksi.

Usein tärkein kysymys on, mistä saan tukea jatkossa

Vaikka koulutuksesta saataisiin muokkatua miten hyvä työyhteisön työtapojen valmennus tahansa, alkaa silti varsinainen oppiminen vasta tilaisuuden jälkeen. Oma käyttökokemus oman työn kontekstissa ja opeista paras ja siksi koulutuksessa on tärkeää kertoa osallistujille, mistä käyttäjät saavat tukea oppimiseen koulutuksen jälkeen. Kyseessä voi olla yrityksen learning center, käyttötuki tai vaikka oman yksikön vastuuhenkilö. Mieluiten tietenkin kaikki näistä.

Lopuksi on todettava, ettei kaikki koulutus tietenkään mene hukkaan. Edistyneiden käyttäjien koulutukset, joissa osallistujilla on jo sekä omaa käyttökokemusta että motivaatiota oppimiseen, toimivat mielestäni hyvin. Huonoimmat tulokset työkalukoulutuksesta saa sen sijaan osana suurta käyttöönottoprojektia, jossa koko työyhteisö joutuu omaksumaan uuden järjestelmän ja työtavan. Silloin pelkkä työkalukoulutus ei riitä.

Related Articles