Työtilan omistaja on tiedonkulun ja yhteistyön fasilitaattori

by Riikka

Tein vuoden viimeisenä päivänä suursiivouksen. Siivouksen kohteena oli pölyyntymään päässyt työtila. Työtilaa oli vuosien aikana käyttänyt useampikin konsultti, eikä se enää tukenut työn tekemistä.

Kuten arvaatte, ei kyseessä ollut avokonttorin nurkka tai muu fyysinen työtila, vaan SharePoint-sivusto.

Työtila oli ollut käytössä vuodesta 2014 lähtien. Siinä oli 56 kansiota ja 1153 dokumenttia. Puolet firmamme työntekijöistä oli työtilan jäseninä. Yhden kansion nimi oli Nakki-Kansio.

Työtilasta ei löytänyt enää mitään, mutta ihmeellistä kyllä sillä oli tunnearvoa. En halunnut poistaa entisten työkavereideni ideoita vuodelta 2016. Sen sijaan siirsin ne “Arkisto”-kansioon.

Tiedonkululle ja yhteistyölle tarvitaan omistajat

Työpaikan huonoa tiedonkulkua päivitellään usein esimiestyön näkökulmasta, mutta sen korjaamiseksi voi tehdä paljon muitakin asioita.

Työn keskittyessä yhä enemmän uuden tiedon käsittelyyn, työstämiseen ja jakamiseen, tarvitaan työpaikoille lisää sisällön omistajia, keskustelun moderaattoreita ja yhteistyön fasilitoijia. Tämä teksti keskittyy työtilan omistajien rooliin sisäisen tiedonkulun parantamisessa.

Työtila on Office 365 -projekteissa vakiintunut ilmaus Teams-ryhmälle, joka on osa laajempaa fyysisen ja virtuaalisen työtilan kokonaisuutta.

Suurissa suomalaisissa yrityksissä ja julkishallinnon organisaatioissa on tuhansia työtiloja ja niiden omistajia. Nämä ihmiset vastaavat kaikesta siitä sisällöstä, jota pyöritetään päivittäin projekteissa, konttoreissa, terveyskeskuksissa ja asiakaspalvelupisteissä. Siksi heillä on iso vaikutus vielä suuremman joukon päivittäiseen kokemukseen tiedonkulusta ja -hallinnasta työpäivän aikana.

Suunnittele – Omistaja vastaa työtilan konseptista

Yleensä Teams-työtiloilla on lukuisia omistaja-oikeuksilla varustettuja käyttäjiä, mutta varsinainen sisällön omistaja ja työtilan vastuuhenkilö puuttuu. Omistajan roolia ei saisikaan määrittää Teamsin featureiden kautta, vaan tiimin yhteistyön ja tiedonhallinnan tarpeiden kautta. Kun katsotaan vain Teamsin toiminnallisuuksia, saavat käyttöoikeuksien hallinta ja kanavien moderointi merkitystään suuremman roolin, vaikka kyse on tiimin yhteistyön ja tiedonkulun tarpeisiin vastaamista konseptointi-, moderointi- ja fasilitointityöllä.

Viestinnällisen intranetin lisäksi kaikki useamman vuoden käytössä olevat pysyväistyötilat tarvitsevat toimiakseen kevyen konseptin. Konseptilla tarkoitan suunnitelmaa siitä, miksi työtila perustetaan, kenelle se on tarkoitettu, mitä tietoa sinne tallennetaan ja mitä ei tallenneta. Konseptoinnin ei tarvitse olla raskas, vaan jo puolen tunnin mietinnällä saa ihan hyvää jälkeä aikaan. Alla tarkempi lista suunniteltavista asioista.

Käyttötarkoitus
a. Miksi työtila perustetaan?
b. Onko kyseessä tiimin, projektin, virtuaalitiimin työtila vai isomman käyttäjäjoukon työtila?
c. Onko työtila yhteistyötä vai tiedottamista varten? Vai jotain siltä väiltä?
d. Mitä sovelluksia tuodaan välilehdille?

Sisältö ja tietorakanne
a. Mitä sisältöä työtilaan tallennetaan ja mitä ei tallenneta.
b. Kuuluuko kaikki työtilassa oleva sisältö ylipäänsä olla siellä vai tulisiko sen olla intranetissä tai ohjekeskuksissa?
c. Millainen on kanavarakenne?
d. Millainen on kansiorakenne? Pärjätäänkö yhden tason kansioilla?

Käyttäjät
a. Omistajat – Onko työtilalla vastuuhenkilö, joka on perehdytetty rooliinsa?
b. Käyttäjät – Keille työtila on tarkoitettu? Liitetäänkö mukaan käyttäjäryhmiä? Onko mukana ulkoisia käyttäjiä?
c. Lukijat – Onko työtilassa mukana jäseniä, jotka eivät osallistu keskusteluun, vaan seuraavat töiden etenemistä?

Elinkaari
a. Onko kyseessä väliaikainen työtila vai pysyväistyötila?
b. Kuka huolehtii sisällön arkistoinnista?
c. Kuka arkistoi työtilan, kun työ on valmistunut?

Fasilitoi – Omistaja tukee tiimin yhteistyötä

Työkalujen kehittyessä on ylläpitotyön määrä vähentynyt, eikä esimerkiksi käyttöoikeuksien myöntäminen ja rajaaminen ole enää kovin monimutkaista.

Samaan aikaan käsiteltävän tiedon määrä ja pirstaleisuus on lisääntynyt. Siksi fasilitointityön merkitys korostuu. Tämä tarkoittaa tiimin tukemista ja kevyttä ohjaamista työtilan käytössä.

Tavoite
a. Toimiiko työtila yhteistyön toteutuspaikkana vai pelkkänä valmiiden dokumenttien tallennuspaikkana?
b. Mitä yhteistyöllä halutaan saavuttaa?

Tiedon työstäminen
a. Tuodaanko dokumentit luonnosvaiheessa työtilaan? Muokataanko niitä yhdessä?
b. Tehdäänkö yhteiset muistiinpanot?

Tiedon jakaminen ja töiden etenemisen seuranta
a. Kuinka omien töiden etenemistä jaetaan muille?
b. Eivätkö kaikki osallistu? Onko joku jatkuvasti äänessä?
c. Kuinka tehtävien vastuutusta ja edistymistä seurataan?

Ylläpidä – Omistaja vastaa työtilan hallinnasta

Perinteistä ylläpitotyötä tarvitaan edelleen. Käyttöoikeuksien hallinnan rinnalla uudeksi asiaksi on noussut Teamsin kanavien asetusten hallinta. Sen avulla voidaan määrittää, onko kyseessä kanava yhteistyölle vai yksisuuntaisemmalle tiedottamiselle.

Käyttöoikeudet
a. Käyttöoikeuksien myöntäminen omistajille ja jäsenille ja ulkoisille käyttäjille
b. Käyttöoikeuksien myöntäminen ulkoisille käyttäjille

Kanavat
a. Kuka moderoi kanavia? Kuka voi lähettää viestejä? Kuka kommentoida?
b. Onko yksityisille kanaville jokin perusteltu syy?

Lopuksi

Ok. Jos nuo asiat käy läpi, niin menee siinä varmaan vähän yli puoli tuntia. Mutta silti menee vähemmän aikaa kuin tiimiltä menee yhden päivän aikana tiedon etsimiseen.

Tärkeää on pitää mielessä, että päivittäistä tiedonkulkua voidaan parantaa muutamilla ihan yksinkertaisilla toimenpiteillä.

Kuvat: Julie & Julia, 2009.